Mon organisation pour gagner en productivité

J’adore travailler sur mon organisation. Cela surprend et déroute plus d’un entrepeneurs : « Si j’ai décidé d’entreprendre, c’est pour être libre de faire ce que je veux quand je veux alors je n’ai pas envie de me mettre des contraintes ou la pression »

Mais c’est en optimisant mon organisation que je gagne en liberté.

Alors si vous souhaitez gagner en efficacité, j’espère que ce qui marche pour moi vous inspirera.

Les 3 règles d’or de la productivité

Le travail que j’accomplis est une équation où je peux agir sur 3 variables :
– mon temps passé
– ma concentration
– ma rapidité d’exécution

Pour gagner en productivité, il me faut donc :
– m’organiser pour allouer le juste temps à chaque tâche
– me concentrer pour dédier un maximum d’attention à chaque tâche
– accélérer pour exécuter chaque tâche le plus rapidement possible

Facile à dire me direz-vous mais concrètement ?

Mon organisation pour gagner en productivité : mes objectifs

Pour commencer, je me fixe des objectifs. Cela peut être un projet à réaliser, un chiffre d’affaires, un nombre d’abonnés, une certification à obtenir, du pro, du perso…

Je reviens là sur l’entrepreneur qui souhaitait être libre. Que signifie être libre ? Est-ce de travailler 3 jours par semaines ? C’est un objectif. Est-ce choisir vos clients et vos missions ? C’est un objectif…

Inutile de trop réfléchir à cet objectif : c’est juste un objectif ! Il faut simplement qu’il soit réalisable (il dépend de vous) et mesurable (selon quel critère pourrez-vous dire que vous avez atteint cet objectif).

Quel que soit l’objectif, je fixe ensuite une date. Je ne sais pas faire autrement. Pour moi, le meilleur moyen est ensuite d’annoncer cette date publiquement ou à mon entourage : c’est plus engageant.

Cette première étape peut sembler simple mais ce n’est parfois pas si facile de savoir ce que l’on veut vraiment. Parce qu’il va falloir vraiment le vouloir pour atteindre votre objectif. Votre courage, votre persévérance et votre motivation seront clés dans la réalisation de votre objectif.

C’est l’une des raisons d’être de mes accompagnements : je suis là pour aider les entrepreneurs solos à fixer leurs objectifs et à les atteindre. C’est à dire que je suis là pour vous donner les clés mais aussi pour vous booster tout au long de l’ascension. Besoin d’un coup de pouce pour fixer ou/et réaliser vos objectifs ? Contactez-moi.

Mon organisation pour gagner en productivité : mes actions

Une fois mon objectif fixé, je réfléchis aux actions à mener pour atteindre cet objectif. Je découpe minutieusement mon objectif principal en 3 types d’actions :
– les actions massives (exemple : pour réaliser 60 000 euros de chiffres d’affaires, je dois entre autres vendre 10 formations à 4000 euros)
– les actions stratégiques (exemple : pour vendre 10 formations à 4000 euros, je dois déjà être référencer comme organisme de formation, trouver des prescripteurs, communiquer…)
– les actions quotidiennes (exemple : pour être référencé comme organisme de formation, je dois appeler tel expert, remplir tel dossier…)

Ce découpage permet de savoir exactement ce que j’ai à faire.

Pour être totalement transparente, je ne sais pas toujours au départ toutes les actions que je dois mener pour atteindre mon objectif mais je sais qu’il y a des étapes obligées. Je commence par lister celles-ci. Le reste viendra plus tard.

Mon organisation pour gagner en productivité : la planification

Vient l’étape que je préfère : la planification.

Je planifie toutes mes actions dans mon agenda.

Par exemple, je dédie chaque journée de la semaine à certaines tâches :
– le lundi aux tâches stratégiques
– le mardi et le jeudi au suivi et rendez-vous avec mes clients
– le mercredi à la production
– le vendredi à toutes mes actions commerciales et partenariales
C’est ce qui fonctionne pour moi. D’autres préfèreront une organisation mensuelle ou trimestrielle.

Pour chaque journée, je me fixe un objectif principal et je cadre mon temps avec des plages de temps dédiées aux tâches que j’ai notées dans ma to do. Je rassemble les tâches qui se ressemblent pour être plus efficace (exemple : tous mes articles de blog) et je ménage une plage tampon pour finir les tâches non terminées ou parer aux urgences.

Je fais tout ça le dimanche soir, ce qui libère mon esprit et me permet d’attaquer rapidement le lundi matin sans procrastiner ni me poser de questions sur ce que j’ai à faire.

Mon organisation pour gagner en productivité : l’exécution

Mes plages horaires sont hermétiques. Si j’ai décidé de rédiger mes articles de blog, par exemple, j’éteins mon téléphone et mes mails et je reste concentrée.

Pour cela, j’ai mon minuteur tomate : 25 minutes de travail, 5 minutes de pause et ceci quatre fois avant de faire une paude de 15 minutes et de recommencer.

Si je n’ai pas fini ma tâche dans le temps dédié, je choisi entre :
– décider que c’est fini quand même : en général, le temps qui manque servirait à peaufiner alors fait vaut mieux que parfait
– j’arrête et je finirai dans ma plage horaire tampon

Cela peut vous paraître rigide : ça ne l’est pas. c’est ma base de travail et je m’octroie des dérives si je veux. Je suis mon propre boss 😉 Mais globalement, j’ai beaucoup gagné en efficacité en fonctionnant comme ça.

Une autre astuce qui fonctionne bien pour moi : je me félicite et me récompense pour chaque tâche accomplie. Un carreau de chocolat, une micro-sieste au soleil, une après-midi avec les copines…

Mon organisation pour gagner en productivité : l’analyse

C’est la phase que beaucoup négligent et qui m’est essentiel.

Je tracke mon temps chaque jour et mes tâches réalisées en allouant le temps passé sur chaque tâche. Ceci pour deux raisons :
– pour avoir un regard objectif sur mon temps passé et sortir du ressenti. J’encourage les entrepreneurs que j’accompagne à le faire : les résultats sont assez étonnants
– pour améliorer ma planification et me lancer des challenges de gain de temps sur certaines tâches.

J’analyse mes temps à la fin de chaque mois pour ma facturation et pour évaluer ma rentabilité mais aussi à la fin de chaque semaine pour planfier au plus juste ma semaine suivante et améliorer mon organisation. Ce qui fait beaucoup rire mon entourage car je suis en perpétuelle réflexion sur ce sujet.

Mon organisation pour gagner en productivité : les bonus

Encore 3 points importants de mon organisation :

• En 2020, j’ai appris à dire non et à mieux choisir mes actions. Cela m’a permis de booster mon business en me recentrant sur là où j’ai une vraie valeur ajoutée
• Je teste beaucoup d’outils. Ceux que je préfère sont Google agenda pour la planification (avec des codes couleurs) et Calendly pour les rendez-vous clients, Trello (mon extension de cerveau), Google tasks pour mes to do, Clockify pour tracker mon temps…
• Apprendre à déléguer ce sur quoi vous prenez trop de temps en rapport à la valeur que cela vous apporte. Rester concentré sur son cœur de métier et déléguer le reste permet de gagner considérablement en efficacité. Vous êtes à la recherche de spécialistes pour déléguer comptabilité, tâches administratives, site internet, community management, pubs facebook… J’ai un super carnet d’adresses que je partage volontiers : contactez-moi.

Et vous, quelles sont vos astuces d’organisation ? Hâte de vous lire en commentaire.